Penyelenggaraan Syarikat Tempatan

Apakah Syarikat tempatan yang ditubuhkan di Malaysia memerlukan?

Secara umumnya, sesebuah syarikat tempatan dikehendaki:

1. Mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) setiap tahun (untuk syarikat awam);
2. Menyerahsimpan penyata tahunan dan akaun yang telah diaudit setiap tahun (nyahgandingan);
3. Membuat dokumen statutori apabila terdapat perubahan dalam butiran berdaftar,[Form of Section 58 – Notification of Change in the Register of Directors, Managers and Secretaries] pejabat berdaftar [Form of Section 46 – Notification of Change in the Registered Address]atau perkara berkaitan dengan modal saham Syarikat[Form of Section 74 – Return of Allotment of Shares], dan
4. Membuat pelbagai dokumen berkanun lain yang perlu diberitahu atau didaftarkan dengan SSM (cth. Notis resolusi, penyata yang mengandungi butiran saham yang diperuntukkan selain daripada tunai, notis penebusan saham keutamaan boleh tebus, notis kenaikan modal saham dan sebagainya).
    

AGM (untuk syarikat awam)

Seksyen 340 dari CA menghendaki setiap syarikat awam hendaklah mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan yang pertama dalam tempoh 18 bulan penubuhannya. Mesyuarat Agung Tahunan berikutnya perlu diadakan sekali dalam setiap tahun kalendar dan tidak lebih daripada 15 bulan selepas AGM yang terakhir sebelumnya. Sekiranya Syarikat memegang AGM yang pertama dalam tempoh 18 bulan selepas tarikh penubuhannya, Syarikat tidak perlu mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan bagi tahun penubuhan atau pada tahun berikutnya.

Penyata Tahunan

Seksyen 68 dari CA mengkehendaki semua syarikat untuk membuat penyata tahunan bagi setiap tahun kalendar tidak lewat daripada tiga puluh hari dari tarikh ulang tahun penubuhannya.

Syarat di atas tidak terpakai untuk Syarikat dalam tahun kalendar di mana ia diperbadankan.

Penyata Tahunan Syarikat hendaklah mengandungi butiran berikut:

(a) Alamat Pejabat Berdaftar Syarikat;

(b) sifat perniagaannya;

(c) alamat tempat di mana perniagaannya dijalankan termasuk Cawangan, jika ada;

(d) alamat di mana Daftar ahlinya disimpan, jika tidak disimpan di pejabat berdaftar;

(e) alamat di mana rekod kewangannya disimpan, jika tidak disimpan di pejabat berdaftar;

(f) dalam hal Syarikat dengan modal saham, ringkasan struktur pegangan saham, termasuk debentur;

(g) jumlah amaun Keberhutangan;

(h) butiran Pengarah, Pengurus, Setiausaha dan Juruaudit;

(i) senarai ahlinya; Dan

(j) apa-apa maklumat lain sebagaimana yang dikehendaki oleh Pendaftar.

Pendaftar hendaklah mempunyai kuasa untuk menentukan borang dan cara di mana Penyata Tahunan tersebut dikemukakan.

Penyata Tahunan hendaklah ditandatangani oleh seorang Pengarah atau Setiausaha Syarikat.

Jika butiran yang diperlukan tidak berubah daripada penyata tahunan sebelumnya, Syarikat akan dibenarkan untuk membuat penyata yang ditandatangani oleh seorang Pengarah atau Setiausaha yang mengesahkan bahawa tiada perubahan dalam mana-mana perkara yang dinyatakan dari tahun sebelumnya.

Sebuah syarikat awam yang mempunyai lebih daripada 500 ahli dan menyediakan peluang dan kemudahan yang munasabah bagi seseorang untuk memeriksa dan mengambil salinan Senarai ahli dan butiran saham yang dipindahkan tidak perlu mematuhi keperluan di bawah (i) jika ia dimasukkan dalam penyata tahunan-

(a) Sijil oleh Setiausaha bahawa Syarikat adalah jenis yang mana subseksyen ini diguna pakai; Dan

(b) senarai yang menunjukkan butiran yang ditetapkan bagi dua puluh pemegang terbesar bagi setiap kelas saham ekuiti.

Pendaftar boleh menyerang Syarikat dari Daftar seperti yang diperuntukkan dalam seksyen 549, jika Syarikat gagal untuk membuat penyata tahunan untuk tempoh tiga atau lebih berturut-turut.

Akaun

Seksyen 245 dari CA memerlukan Syarikat, para Pengarah dan Pengurus Syarikat akan menyebabkan supaya menyimpan rekod perakaunan dan lain-lain nota untuk menjelaskan urus niaga dan kedudukan kewangan Syarikat dan membolehkan akaun untung dan rugi yang benar dan saksama serta kunci kira-kira dan sebarang dokumen yang diperlukan untuk dilampirkan supaya disediakan dan menyebabkan rekod perakaunan dan lain-lain yang disimpan dalam cara untuk membolehkan rekod perakaunan dan lain-lain dengan mudah dan sempurna diaudit.

Seperti yang dikehendaki di bawah Seksyen 257, setiap Syarikat hendaklah menghantar satu salinan penyata kewangan dan laporan bagi setiap tahun kewangan kepada setiap ahli Syarikat, setiap orang yang berhak menerima notis Mesyuarat Agung, setiap Juruaudit Syarikat, dan setiap pemegang debentur Syarikat atas permintaan yang dibuat kepada Syarikat.

Seksyen 258 dari CA memerlukan peredaran penyata kewangan dan laporan untuk sebuah syarikat swasta, hendaklah dalam tempoh enam bulan dari tahun kewangan berakhir dan bagi sebuah syarikat awam, hendaklah sekurang-kurangnya dua puluh satu hari sebelum tarikh Mesyuarat Agung tahunannya. Berhubung dengan syarikat awam, penyata kewangan dan laporan boleh diedarkan pada tempoh yang lebih singkat jika dipersetujui oleh semua ahli yang berhak menghadiri dan mengundi di Mesyuarat Agung Tahunan.

Notis Pertukaran Pengarah, Pengurus dan Setiausaha atau perubahan maklumat mereka

Seksyen 58 Akta Syarikat hendaklah memaklumkan kepada Pendaftar dalam tempoh empat belas hari dari tarikh selepas penubuhannya, butiran yang dikehendaki dinyatakan di bawah Seksyen 57, apa-apa Pertukaran nama, alamat kediaman dan lain-lain butiran lain yang ditetapkan mana-mana Pengarah, Pengurus atau Setiausaha atau alamat Perkhidmatan mana-mana Pengarah, selepas seseorang berhenti , atau menjadi, seorang Pengarah Syarikat, butiran yang perlu dinyatakan dalam Daftar yang dikehendaki di bawah Seksyen 57, selepas seseorang menjadi Pengurus atau Setiausaha Syarikat, menyatakan nama penuh, alamat dan lain-lain pekerjaan, jika ada, orang itu, dan selepas seseorang berhenti sebagai Pengurus atau Setiausaha Syarikat.

Notis Pertukaran pejabat berdaftar

Seksyen 46 Akta Syarikat hendaklah pada setiap masa mempunyai pejabat berdaftar di Malaysia yang mana semua komunikasi dan notis boleh ditangani. Pejabat berdaftar hendaklah dibuka dan boleh diakses oleh orang ramai pada waktu perniagaan biasa. Pendaftar hendaklah dimaklumkan mengenai sebarang perubahan alamat pejabat berdaftar dalam tempoh empat belas hari dari tarikh perubahan tersebut.